Protocol VCP
Januari 2021
1. De vertrouwenscontact persoon (VCP) is binnen de vereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die opmerkingen, vragen of klachten heeft over een vorm van ongewenst gedrag. Vormen van ongewenst gedrag zijn: agressie, discriminatie, pesten, ( seksuele ) intimidatie of treiteren. De vertrouwenspersoon wordt benoemd door het bestuur, voor een periode van drie jaar. De VCP kan worden herbenoemd voor drie jaar.
2. Als iemand contact opneemt met een VCP, wordt deze gehoord door de VCP. Om te bepalen
of er sprake is van ongewenst gedrag wordt niet uitgegaan van de bedoelingen van de
veroorzaker, maar hoe dit gedrag overkomt bij de persoon die het heeft ervaren. Mensen
hebben namelijk het recht om zelf hun grenzen te trekken in de omgang met elkaar.
3. Onder intimidatie wordt verstaan: macht uitoefenen op een ander op een negatieve
manier. Seksuele intimidatie staat voor allerlei vormen van seksueel getinte aandacht die als
ongewenst wordt ervaren, eenzijdig is en opgelegd is. Als er gesproken wordt over agressie
of geweld gaat het om voorvallen waarbij iemand psychisch en/of fysiek, verbaal of nonverbaal wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen. Discriminatie is iedere vorm van
onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur op grond van geslacht, leeftijd, handicap, ras,
godsdienst, levensovertuiging, seksuele geaardheid of herkomst die tot gevolg heeft de
gelijke behandeling van leden, vrijwilligers of medewerkers aan te tasten of teniet te doen.
Uitzondering hierop vormt de teamindeling. Om tot een evenwichtige indeling te komen,
wordt wel onderscheid gemaakt naar tenniskwaliteiten, geslacht, leeftijd, handicap en
herkomst. Pesten: hier gaat het om ervaren van vijandig, vernederend of intimiderend
gedrag door de melder, waartegen de melder zich niet effectief kan verweren.
4. De VCP gaat een functionele vertrouwensrelatie aan met de melder of andere personen die
een beroep op hem/haar doen. Daarom belooft de VCP alle betrokkenen geheimhouding van
hetgeen hem/haar bij de uitoefening van de functie als VCP ter kennis komt. Uitzondering op
de geheimhouding, zie onder e. Het horen vindt uiterlijk binnen 14 dagen plaats. In het
gesprek worden in ieder geval de volgende zaken besproken:
o Wat is precies de situatie geweest waar de melding of de klacht over gaat?
o Betreft het een beschuldiging of is het een verzoek om beweerd ongewenst gedrag
te onderzoeken?
o Wat is het tijdvak geweest waarin het gemelde ongewenste gedrag is voorgekomen?
o De VCP maakt duidelijk aan de melder dat elke melding geanonimiseerd met de
voorzitter of secretaris van de LTV Bleiswijk wordt besproken, omdat die de
verantwoordelijkheid heeft om de implicaties voor de vereniging vast te stellen en
daarnaar te handelen.
o De vertrouwelijkheid van het gesprek is begrensd: indien de voorzitter oordeelt dat
de veiligheid van één of meerdere leden in het geding is en/of wanneer er sprake is
van een ernstig strafbaar feit.
5. Van het gesprek wordt door de VCP binnen twee weken een verslag opgesteld dat wordt
ondertekend door de melder en de VP. Als een melder de ondertekening van het verslag
weigert, wordt dit vermeld in het verslag door de VCP, zo mogelijk onder vermelding van de
redenen.
6. Als het een melding of klacht betreft die is ingediend door een ouder of verzorger van een lid
van de vereniging, wordt ook dit lid gehoord, tenzij zijn of haar persoonlijk belang en/of
leeftijd zich hiertegen verzet. Dit ter beoordeling van de VCP.
7. Naar aanleiding van het gesprek met de melder wordt de betrokkene geïnformeerd over
mogelijke vervolgstappen en over de (externe) instanties waartoe betrokkene zich kan
wenden. De betrokkene maakt hierin zelf de keuze of wordt doorverwezen naar instanties
die bij die keuzebepaling kunnen helpen (bv. maatschappelijk werk, huisarts, politie). De VCP
verleent zo mogelijk deskundige begeleiding aan de persoon die geconfronteerd was met
(seksuele) intimidatie, maar de VCP bemiddelt niet in eigen persoon tussen degene die bij
hem komt en de andere partij. De VCP doet ook geen uitspraak over de gegrondheid van de
klacht.
8. De voorzitter of secretaris van LTV Bleiswijk beoordeelt hoe vanuit de bestuurlijke
verantwoordelijkheid moet worden gehandeld. Indien dit handelen vereist dat (een deel van)
de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene door de VCP hierover uitleg
krijgen en om diens toestemming worden gevraagd. Het opheffen van vertrouwelijkheid kan
ook gebeuren zonder toestemming van betrokkene:
o indien er sprake is van een strafbaar feit;
o indien er sprake is van angst of onmacht aan de zijde van betrokkene om een
ongewenste situatie te beëindigen; dit ter beoordeling van de vertrouwenspersoon;
o als er sprake is van een voor de betrokkene of derden acute onveilige
sportomgeving, ook ter beoordeling van de VCP;
o als er sprake is van gedragingen of van een situatie waarin het bestuur vanuit haar
verantwoordelijkheid in het algemeen belang moet ingrijpen.
9. De VCP brengt de voorzitter of secretaris van LTV Bleiswijk altijd op de hoogte van hetgeen
betrokkene heeft verklaard en welke afspraken zijn gemaakt m.b.t. de doorverwijzing. Dit
gebeurt in principe geanonimiseerd, maar indien het bestuur dit noodzakelijk vindt met
verwijzing naar personen.
10. De VCP maakt verslag van de gevoerde gesprekken en de daaruit voortvloeiende
doorverwijzing en gemaakte afspraken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een standaard
formulier. Deze formulieren worden binnen de vereniging op een veilige wijze gearchiveerd.
11. Als de VCP vermoeden heeft van ongewenst gedrag, anonieme signalen, eigen
waarnemingen of geruchten hierover, licht de VCP de voorzitter of secretaris van vereniging
hierover in. Besluit het bestuur van tennisvereniging daarop tot verdere stappen, zoals nader
onderzoek, dan wordt de VCP hiermee niet belast.
12. Na afloop van het verenigingsjaar stelt de VCP een jaarverslag op, waarin is opgenomen het
aantal meldingen en het aantal keren dat dit geleid heeft tot een klacht. Tevens worden in
het jaarverslag voorstellen opgenomen tot verbetering.
13. Minimaal één keer per twee jaar evalueert het bestuur het beleid inzake seksuele intimidatie
en andere ongewenste omgangsvormen. Het initiatief hiervoor ligt bij het bestuur.
-/-